Häufige Fragen zur Fahrer- und Spesenabrechnung

Hier finden Sie Antworten auf typische Fragen rund um unsere Lösung für Fahrerabrechnung, Spesen und Telematik-Integrationen.

Allgemeines zur Lösung

Was macht Ihre Fahrerabrechnung genau?

Wir werten Daten aus dem digitalen Tachograph (Fahrerkarte, Massenspeicher) und – je nach Setup – aus der Telematik aus. Daraus berechnen wir Arbeitszeiten, steuerfreie Spesen (Diäten), Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge sowie Überstunden. Die Ergebnisse stellen wir in einer übersichtlichen Auswertung und als Export für die Lohnverrechnung zur Verfügung.

Für welche Länder ist die Lösung geeignet?

Der Schwerpunkt liegt aktuell auf Österreich und Deutschland. Grenzüberschreitende Fahrten innerhalb der EU können abgebildet werden, inklusive Grenzübertritten und Unterscheidung von Inlands- und Auslandsreisen. Weitere Länder können je nach Rechtslage und Volumen schrittweise ergänzt werden.

Brauche ich zwingend eine Telematiklösung?

Nein. Für reine Inlandsflotten kann die Abrechnung auch nur mit Fahrerkartendaten erfolgen. Telematikdaten (Ortung, Fahrverhalten, Remote Download) ermöglichen jedoch deutlich mehr Automatisierung und Genauigkeit, vor allem bei Auslandsreisen und bei der Ermittlung von Reisewegen, Grenzübertritten und Standorten.

Mit welchen Telematik-Anbietern können Sie arbeiten?

Wir verfügen bereits über Integrationen zu mehreren gängigen Telematiksystemen. Typisch sind z. B. YellowFox, Fleetboard, Webfleet und weitere. Falls Ihr Anbieter noch nicht angebunden ist, prüfen wir die Schnittstelle und stimmen mit Ihnen den Aufwand für eine Anbindung ab.

Wie groß muss unsere Flotte mindestens sein?

Technisch gibt es keine Mindestgröße. Der Nutzen steigt jedoch mit der Anzahl der Fahrer und der Komplexität der Touren. In der Praxis beginnt es bei kleineren Flotten mit einigen Fahrern, rechnet sich aber besonders gut bei zweistelligen und größeren Fahrerzahlen.

Daten & Datenschutz

Welche Daten werden für die Abrechnung benötigt?

Wir benötigen in der Regel:

• Fahrerkartendaten und/oder Massenspeicher aus dem digitalen Tachograph
• Optional: Telematikdaten (Ortung, Touren, Fahrverhalten)
• Stammdaten zu Fahrern, Fahrzeugen, Standorten und Wohnorten
• Informationen zu Ihrem Kollektivvertrag und eventuellen Sondervereinbarungen (Pauschalen, Zuschläge, Diäten)

Wie werden unsere Daten übertragen?

Die Übertragung erfolgt je nach Setup über eine verschlüsselte Schnittstelle zum Telematikanbieter oder über gesicherte Upload-Kanäle (z. B. für Tachograph- und Fahrerkartendaten, Excel-Dateien). Konkrete Details legen wir im Onboarding gemeinsam fest.

Werden die Daten DSGVO-konform verarbeitet?

Ja. Wir arbeiten auf Basis der DSGVO und schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Darin sind Zweck, Umfang, Speicherfristen und technische sowie organisatorische Maßnahmen festgehalten.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und den mit Ihnen vereinbarten Fristen. Typischerweise orientieren wir uns an den Vorgaben zur Lohn- und Arbeitszeitdokumentation. Genauere Details werden im Vertrag und im AVV definiert.

Arbeitszeiten, Zuschläge und Spesen

Ist die Berechnung von Arbeitszeiten verpflichtend?

Sie ist nicht zwingend, aber sehr empfehlenswert. Viele Unternehmen nutzen die Lösung sowohl für die Spesen- als auch für die Arbeitszeitabrechnung, um ein einheitliches, prüfsicheres System zu haben. Falls Sie nur bestimmte Bereiche (z. B. Spesen) abbilden möchten, ist das ebenfalls möglich.

Ist die Berechnung der Nachtzuschläge erforderlich?

Das hängt von Ihrem Kollektivvertrag, individuellen Vereinbarungen und der nationalen Rechtslage ab. Unsere Lösung kann Nachtarbeit erkennen und automatisch bewerten. Im Fragebogen können Sie angeben, ob Nachtzuschläge berechnet werden sollen, und nach welcher Logik (z. B. Arbeitszeitgesetz, steuerrechtliche Begünstigung, KV-Regelungen).

Wie werden Überstunden berechnet?

Wir stellen den aus Tachograph und Telematik ermittelten Einsatzzeiten die Normalarbeitszeit laut Kollektivvertrag bzw. individueller Vereinbarung gegenüber. Daraus werden Überstunden in den jeweils gültigen Zuschlagskategorien (z. B. 50 %, 80 %, 100 %) ermittelt und ausgewiesen.

Können individuelle Vereinbarungen (Pauschalen, Kilometerprämien) berücksichtigt werden?

Ja. Neben den kollektivvertraglichen Vorgaben können individuelle Regeln hinterlegt werden, beispielsweise Kilometerpauschalen, Tourpauschalen, Fixprämien oder firmenspezifische Zuschläge. Die Ergebnisse können mit den steuerlichen Maximalwerten abgeglichen werden, um Warnungen bei Überschreitungen auszugeben.

Wie werden Spesen und Diäten berechnet?

Reisen werden auf Basis von Wohnort, Standort und den tatsächlichen Fahrten berechnet. Reisebeginn und Ende ergeben sich aus den Fahrdaten. Innerhalb der Reise erkennen wir Grenzübertritte und unterscheiden Inlands- und Auslandsanteile. Für Österreich und Deutschland können die jeweils gültigen Pauschalen und Besonderheiten (z. B. Wochenendspesen, Handwerkerregelung) berücksichtigt werden.

Unterstützen Sie Jahresspesenzettel?

Ja. Wenn Spesen nicht vollständig im Monat abgedeckt werden, können Jahresspesenlisten erzeugt werden, die den Fahrern als Nachweis für die steuerliche Geltendmachung dienen.

Technik & Integration

Wie wird die Lösung in unsere bestehende Lohnverrechnung integriert?

Die Abrechnungsdaten können als Excel-Datei oder in Form von definierten Schnittstellenformaten (z. B. XML) exportiert werden. Viele Lohnverrechnungsprogramme lassen sich entweder direkt oder über standardisierte Importformate anbinden. Im Rahmen der Einführung klären wir mit Ihnen, welches Format für Ihre Software am besten geeignet ist.

Kann ich meine bestehenden Excel-Formulare weiterverwenden?

In vielen Fällen ja. Wir können die berechneten Werte so aufbereiten, dass sie in Ihre bestehenden Excel-Formulare übernommen werden. Das reduziert Umstellung und Schulungsaufwand im Unternehmen.

Wie schnell kann die Lösung in Betrieb genommen werden?

Das hängt vor allem von der Verfügbarkeit der Daten und der Komplexität Ihrer Vereinbarungen ab. In typischen Projekten reichen wenige Wochen vom Erstgespräch bis zur produktiven Testabrechnung. Mit der kostenlosen Testphase von 1–2 Monaten stellen wir sicher, dass alle Besonderheiten abgedeckt sind.

Was passiert, wenn die Datenqualität aus der Telematik nicht optimal ist?

Im Rahmen der ersten Testabrechnungen analysieren wir die Datenqualität gemeinsam mit Ihnen. Falls nötig, werden Parameter nachjustiert oder Prozesse angepasst (z. B. Fahrerkarten-Download, Fahrzeugzuordnung, Standortdefinition), damit die Abrechnung stabil und prüfsicher läuft.

Vertrag, Kosten und Testphase

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Ja. Üblicherweise bieten wir einen unverbindlichen Testbetrieb von 1–2 Monaten an. In dieser Zeit erhalten Sie produktionsnahe Abrechnungen, können die Ergebnisse intern testen und mit Ihrer aktuellen Vorgehensweise vergleichen.

Wie lange sind wir vertraglich gebunden?

Unser Ziel ist ein möglichst flexibles Modell mit monatlicher Kündigungsmöglichkeit nach der Testphase. Die konkrete Laufzeit wird im Vertragsvorschlag festgehalten, den Sie vor Projektstart erhalten.

Wie werden die Kosten berechnet?

In der Regel gibt es eine laufende Gebühr pro Fahrer oder Fahrzeug und – falls erforderlich – einmalige Kosten für spezielle Anpassungen oder neue Schnittstellen. Details hängen von Flottengröße, Funktionsumfang und Integrationen ab und werden im Angebot transparent ausgewiesen.

Welche Unterstützung erhalten wir im laufenden Betrieb?

Sie haben einen fixen Ansprechpartner für Fragen zur Abrechnung, zu Spezialfällen und zu gesetzlichen Änderungen im Bereich Arbeitszeit und Spesen. Zusätzlich unterstützen wir bei technischen Themen wie Telematik-Anbindung, Datenimporten und Formatumstellungen für die Lohnverrechnung.

Wie starten wir am besten?

Am einfachsten ist es, wenn Sie über die Kontaktseite oder das Kontaktformular eine kurze Anfrage senden. Danach folgt unser gemeinsamer Fahrplan:
Kontaktaufnahme → Fragebogen und Datenfreigabe → erste Testabrechnung im Teams-Meeting → Feinjustierung → kostenlose Testphase.
Auf dieser Basis entscheiden Sie, ob und in welchem Umfang Sie in den Regelbetrieb gehen möchten.